2022年4月16日，由中國(guó)人民大學(xué)電子文件管理研究中心、中國(guó)人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院主辦的第十二屆“中國(guó)電子文件管理論壇”成功在京舉辦。論壇的主題為“深耕內(nèi)容——電子文件管理深化與服務(wù)升級(jí)”。來(lái)自黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、高等院校、科研院所、檔案信息技術(shù)公司的400多名代表，共同探討在電子文件與數(shù)據(jù)管理深度融合的背景下，如何通過(guò)深耕內(nèi)容實(shí)現(xiàn)電子文件與檔案資源的價(jià)值轉(zhuǎn)化和業(yè)務(wù)賦能，推動(dòng)電子文件的單軌制拓展和數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型。

與會(huì)領(lǐng)導(dǎo)

中國(guó)人民大學(xué)原常務(wù)副校長(zhǎng)、一級(jí)教授、電子文件管理研究中心高級(jí)顧問(wèn)馮惠玲，國(guó)家檔案局副局長(zhǎng)、中央檔案館副館長(zhǎng)解津偉，國(guó)家電子文件管理部際聯(lián)席會(huì)議辦公室副主任張春起，國(guó)家密碼管理局信息中心副主任童新海，國(guó)家檔案局檔案館（室）業(yè)務(wù)指導(dǎo)司副司長(zhǎng)丁德勝，中國(guó)科學(xué)院文獻(xiàn)情報(bào)中心副主任、中國(guó)科學(xué)院檔案館館長(zhǎng)潘亞男，國(guó)家檔案局科技信息化司科技處處長(zhǎng)程春雨，中國(guó)人民大學(xué)人才工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室主任張斌，中國(guó)人民大學(xué)電子文件管理研究中心執(zhí)行主任錢(qián)毅等領(lǐng)導(dǎo)出席會(huì)議。

論壇開(kāi)幕式

論壇開(kāi)幕式由中國(guó)人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院院長(zhǎng)、中國(guó)人民大學(xué)電子文件管理研究中心主任劉越男教授主持。劉越男介紹了與會(huì)的各位領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓，對(duì)大家的支持表示感謝，特別感謝本屆論壇的支持單位——上海鴻翼軟件技術(shù)股份有限公司，感謝海泰方圓科技股份有限公司、中庫(kù)（北京）數(shù)據(jù)系統(tǒng)有限公司的支持，感謝《檔案學(xué)通訊》《中國(guó)檔案報(bào)》等新聞媒體的支持。

歡迎辭

▼ 馮惠玲

馮惠玲代表論壇主辦方致歡迎辭，對(duì)各位與會(huì)者的到來(lái)表示熱烈歡迎?，F(xiàn)階段，信息化的顯著特征是數(shù)據(jù)賦能，將數(shù)字信息嵌入數(shù)字政府、數(shù)字文化、智慧城市、數(shù)字鄉(xiāng)村、數(shù)字生活等方面，追求信息世界與物理世界的統(tǒng)一融合。在此過(guò)程中，信息作為活的要素參與和賦能數(shù)字社會(huì)。數(shù)字生活需要活的含義明確的數(shù)據(jù)作為支撐，而不是靜止的意義不明的文件庫(kù)藏。在數(shù)據(jù)時(shí)代，文件的作用和功能是有限的、被動(dòng)的，甚至是滯后的，只有讓電子文件的全部?jī)?nèi)容能夠自動(dòng)靈活地匹配任何明確或潛在的需求時(shí)，才能以要素的身份加入大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略，發(fā)揮電子文件的價(jià)值并使其增值。在數(shù)據(jù)化管理背景下，需要深化擴(kuò)展電子文件管理的“四性”，尤其是關(guān)于可用性的認(rèn)知，需要走向機(jī)器的可讀、可理解、可表達(dá)和可分析，實(shí)現(xiàn)文件內(nèi)容的知識(shí)化和智能化應(yīng)用。數(shù)據(jù)化管理是深耕內(nèi)容的基本路徑，涉及數(shù)據(jù)的覆蓋面和連接度。從覆蓋面來(lái)看，需要在觀念上將電子文件擴(kuò)展到各領(lǐng)域生成的原生數(shù)據(jù)，與數(shù)據(jù)管理深度融合；從連接度來(lái)看，包括各種系統(tǒng)數(shù)據(jù)和多種媒介數(shù)據(jù)的連接。數(shù)據(jù)連接有賴(lài)于電子文件的細(xì)顆?；?、結(jié)構(gòu)化、語(yǔ)義化，使計(jì)算機(jī)能夠在數(shù)據(jù)分析中發(fā)現(xiàn)和創(chuàng)造新知識(shí)，這也將成為電子文件管理領(lǐng)域?qū)嵸|(zhì)性的進(jìn)階革命。我們需要大幅提升文件對(duì)于數(shù)字業(yè)務(wù)的貢獻(xiàn)度和資源價(jià)值，深度參與數(shù)字社會(huì)的運(yùn)行，成為激活和支撐數(shù)字政府、數(shù)字經(jīng)濟(jì)、數(shù)字生活的資源要素。

領(lǐng)導(dǎo)致辭

▼ 解津偉

解津偉代表國(guó)家檔案局、中央檔案館對(duì)中國(guó)人民大學(xué)檔案學(xué)院建院70周年表示熱烈祝賀，向?qū)W院長(zhǎng)期以來(lái)對(duì)全國(guó)檔案事業(yè)的大力支持表示衷心感謝。近年來(lái)，大數(shù)據(jù)、人工智能等新一代信息技術(shù)快速迭代，推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和生產(chǎn)生活方式向全面數(shù)字化方向轉(zhuǎn)型，電子文件作為數(shù)字社會(huì)最主要的信息記錄和傳播載體，怎樣才能管好用好需要檔案部門(mén)深入思考。國(guó)家檔案局、各級(jí)檔案部門(mén)在實(shí)踐探索層面以及高校的專(zhuān)家學(xué)者在理論研究層面都取得了可喜的進(jìn)展與成果。當(dāng)前我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展正處于最好的歷史時(shí)期，隨著檔案工作全面數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí)，檔案工作也面臨更加復(fù)雜的環(huán)境、更加模糊的邊界、更加多元的需求、更加豐富的場(chǎng)景、更加多樣的角色，但同時(shí)也必將面臨更大的發(fā)展空間。為此，我們必須圍繞中心，服務(wù)大局，聚焦檔案工作的重點(diǎn)、難點(diǎn)、痛點(diǎn)問(wèn)題和檔案部門(mén)的現(xiàn)實(shí)需求，進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)電子文件管理方式、方法與服務(wù)模式的研究。本屆論壇以“深耕內(nèi)容——電子文件管理深化與服務(wù)升級(jí)”為主題，分享各行業(yè)、各領(lǐng)域電子文件管理在單軌制拓展與數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型進(jìn)程中的理論和實(shí)踐，分享數(shù)字環(huán)境下檔案工作的新格局和新思維，希望與會(huì)的領(lǐng)導(dǎo)、專(zhuān)家學(xué)者和檔案同仁能夠廣泛交流，深入探討電子文件管理深化與服務(wù)升級(jí)之道，為中國(guó)檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展建言獻(xiàn)策。

▼ 張春起

張春起代表國(guó)家電子文件管理部際聯(lián)席會(huì)議辦公室對(duì)論壇的舉辦、中國(guó)人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院建院70年來(lái)取得的成績(jī)表示熱烈祝賀，對(duì)學(xué)院多年來(lái)給予國(guó)家電子文件管理工作的幫助和支持表示感謝。黨的十八大以來(lái)，國(guó)家電子文件管理工作取得明顯成效和長(zhǎng)足進(jìn)步。電子文件管理體制機(jī)制逐步健全，法規(guī)制度和標(biāo)準(zhǔn)體系日益完善，科技和產(chǎn)業(yè)支撐初具規(guī)模，電子文件在重要領(lǐng)域普遍應(yīng)用，社會(huì)影響力持續(xù)提升。一是助力黨政機(jī)關(guān)數(shù)字轉(zhuǎn)型。規(guī)范黨政機(jī)關(guān)電子文件管理，推動(dòng)電子公文管理系統(tǒng)廣泛部署應(yīng)用，黨政機(jī)關(guān)電子公文使用率超過(guò)80%。二是助力數(shù)字經(jīng)濟(jì)健康發(fā)展。推進(jìn)電子發(fā)票、電子票據(jù)等經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域電子文件的規(guī)范管理和應(yīng)用，例如，通過(guò)電子發(fā)票應(yīng)用試點(diǎn)，使納稅主體發(fā)票業(yè)務(wù)減少95%，實(shí)現(xiàn)市場(chǎng)交易便利化。三是助力數(shù)字社會(huì)加快建設(shè)。聚焦教育、醫(yī)療等民生重點(diǎn)領(lǐng)域，推動(dòng)電子學(xué)籍、電子病歷等電子文件應(yīng)用。數(shù)字時(shí)代，數(shù)據(jù)資源已成為重要的生產(chǎn)要素，電子文件作為國(guó)家和社會(huì)各領(lǐng)域重要數(shù)據(jù)資源的基本載體，深耕內(nèi)容已經(jīng)成為充分發(fā)揮和提升電子文件價(jià)值的必然選擇。本屆論壇主題與數(shù)字中國(guó)等國(guó)家重大戰(zhàn)略布局、國(guó)家電子文件管理事業(yè)發(fā)展高度契合，具有重要意義，希望能夠?yàn)椤笆奈濉睍r(shí)期電子文件管理工作提供新的思路觀點(diǎn)和方法手段。

主題報(bào)告·上午場(chǎng)

▼ 國(guó)家電子文件管理“十四五”時(shí)期有關(guān)工作部署

國(guó)家密碼管理局信息中心副主任童新海指出，“十三五”時(shí)期，國(guó)家電子文件管理工作取得顯著成績(jī)，但在“十四五”時(shí)期，電子文件管理面臨著新的形勢(shì)——泛在化的應(yīng)用趨勢(shì)、多元化的價(jià)值趨勢(shì)、融合化的技術(shù)趨勢(shì)。國(guó)家電子文件管理“十四五”時(shí)期有關(guān)工作部署總體思路是圍繞提升電子文件管理和應(yīng)用水平，著力強(qiáng)化電子文件規(guī)范管理、健全電子文件管理工作機(jī)制、推廣普及電子文件應(yīng)用，推進(jìn)電子文件管理與國(guó)家事業(yè)深度融合，有力支撐國(guó)家治理現(xiàn)代化、服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和人民美好生活。具體來(lái)說(shuō)：一是強(qiáng)化電子文件規(guī)范管理。以修訂《電子文件管理暫行辦法》為牽引，組織制定電子印章等基礎(chǔ)法規(guī)，完善電子證照等應(yīng)用制度，同時(shí)加強(qiáng)督促指導(dǎo)，開(kāi)展監(jiān)督檢查，提升法規(guī)制度執(zhí)行力；按照統(tǒng)籌規(guī)劃、急用先行的原則，穩(wěn)步有序推進(jìn)電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)制修訂。二是健全電子文件管理工作機(jī)制。優(yōu)化電子文件管理工作體系；健全電子文件管理與信息化協(xié)同發(fā)展工作機(jī)制；依托電子文件管理推進(jìn)聯(lián)盟，優(yōu)化電子文件管理產(chǎn)業(yè)發(fā)展促進(jìn)機(jī)制。三是推廣普及電子文件應(yīng)用。大力推進(jìn)電子文件在各領(lǐng)域的普及應(yīng)用，特別是深化電子證照、電子公文、電子會(huì)計(jì)憑證、電子檔案等在機(jī)關(guān)辦公、財(cái)稅金融、社會(huì)管理、民生服務(wù)等重要領(lǐng)域的有序有效應(yīng)用；同時(shí)推動(dòng)電子文件理論和技術(shù)研究。到“十四五”末，基本建成科學(xué)完備的電子文件管理體系；到2035年，建成適應(yīng)基本實(shí)現(xiàn)社會(huì)主義現(xiàn)代化目標(biāo)的電子文件管理體系。

▼ 新時(shí)代新征程呼喚智慧檔案戰(zhàn)略——從數(shù)字檔案館到智慧檔案的構(gòu)想和實(shí)施路徑

國(guó)家檔案局檔案館（室）業(yè)務(wù)指導(dǎo)司副司長(zhǎng)丁德勝探討了從數(shù)字檔案館室走向智慧檔案的發(fā)展趨向。經(jīng)過(guò)20多年的發(fā)展，數(shù)字檔案館室在確立檔案信息化基本框架和要求、提供電子文件歸檔管理解決方案、促進(jìn)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范出臺(tái)、助推智慧檔案館建設(shè)等方面發(fā)揮了巨大作用，已經(jīng)成為事實(shí)上的檔案信息化發(fā)展戰(zhàn)略。但與此同時(shí)，檔案信息化發(fā)展仍然面臨著一系列的問(wèn)題，包括檔案信息化和國(guó)家信息化存在代差、檔案信息化發(fā)展戰(zhàn)略存在供需落差、檔案信息化工作方向存在思路偏差、信息化工作任務(wù)實(shí)施存在執(zhí)行溫差。為破解上述難題，需建設(shè)智慧檔案，將其作為檔案工作應(yīng)對(duì)數(shù)字轉(zhuǎn)型、資源重構(gòu)、智慧挑戰(zhàn)、價(jià)值重塑的戰(zhàn)略性安排。在此背景下，一方面，需要強(qiáng)化智慧檔案的頂層設(shè)計(jì)和戰(zhàn)略供給，制定發(fā)展規(guī)劃、確定總體架構(gòu)、制定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、建立評(píng)價(jià)體系；另一方面，需要統(tǒng)一建設(shè)信息基礎(chǔ)設(shè)施、數(shù)據(jù)資源、基礎(chǔ)支撐、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、管理保障，實(shí)現(xiàn)“大網(wǎng)絡(luò)、大平臺(tái)、大資源、大智慧”。

▼ 基于檔案資源的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

中國(guó)人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院教授、中國(guó)人民大學(xué)電子文件管理研究中心執(zhí)行主任錢(qián)毅提出“基于檔案資源的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)”（Archives-based Data Infrastructure，ABDI）的概念和構(gòu)想。ABDI是指依托檔案機(jī)構(gòu)館藏資源，以融入社會(huì)治理、提供共享利用為目的的各類(lèi)形態(tài)（以數(shù)據(jù)為主）的資源集合和數(shù)據(jù)服務(wù)。從提出背景來(lái)看，ABDI既是檔案部門(mén)作為資源單位深化社會(huì)服務(wù)的內(nèi)在要求，也是數(shù)字世界發(fā)展、檔案數(shù)字資源建設(shè)的實(shí)踐需求。從理論與技術(shù)基礎(chǔ)來(lái)看，ABDI符合檔案資源觀從國(guó)家檔案觀、社會(huì)檔案觀走向數(shù)據(jù)檔案觀的演進(jìn)邏輯，體現(xiàn)出檔案對(duì)象從模擬態(tài)、數(shù)字態(tài)走向數(shù)據(jù)態(tài)的演進(jìn)趨勢(shì)，同時(shí)數(shù)據(jù)治理和DAAS（數(shù)據(jù)即服務(wù)）為ABDI提供了技術(shù)和方法支撐。從構(gòu)建原則和策略來(lái)看，需要堅(jiān)持權(quán)威性、完整性和擴(kuò)展性的基本原則，并在業(yè)務(wù)層面豐富和挖掘ABDI的應(yīng)用場(chǎng)景，在對(duì)象層面基于數(shù)據(jù)和服務(wù)構(gòu)建ABDI、開(kāi)發(fā)相應(yīng)的產(chǎn)品體系，在標(biāo)準(zhǔn)層面立足資源交換，在技術(shù)層面開(kāi)發(fā)DAAS服務(wù)。從配套管理來(lái)看，需從政策、管理、技術(shù)、安全等維度出發(fā)，構(gòu)建“平臺(tái)+服務(wù)+生態(tài)”的ABDI數(shù)據(jù)基礎(chǔ)設(shè)施管理模式。

主題報(bào)告·下午場(chǎng)

▼ 主持人：章燕華

下午的主題報(bào)告第一場(chǎng)由浙江大學(xué)公共管理學(xué)院副教授章燕華主持。

▼ 融入數(shù)字，探索電子檔案單套管理落地見(jiàn)效

福建省檔案館信息技術(shù)處副處長(zhǎng)袁平分享了福建省檔案信息化建設(shè)積極融入數(shù)字福建的探索與實(shí)踐。一是以項(xiàng)目為抓手，持續(xù)深入福建檔案信息化建設(shè)實(shí)踐。按照“先資源-后平臺(tái)-再共享”的思路，先后建設(shè)完成分布式檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)、分布式檔案網(wǎng)站系統(tǒng)、電子證照系統(tǒng)、電子檔案接收和長(zhǎng)期保存系統(tǒng)、電子文件與電子檔案?jìng)鬏攬?bào)送系統(tǒng)、全省統(tǒng)一的數(shù)字檔案共享體系。二是以信創(chuàng)為契機(jī)，積極參與試點(diǎn)，對(duì)標(biāo)新《檔案法》要求，創(chuàng)新提出“三包兩結(jié)構(gòu)一體化”的電子檔案規(guī)范管理模式。其中，“三包”是指面向檔案數(shù)據(jù)保存、管理和利用需求的存檔信息包、管理信息包和查詢(xún)信息包；“兩結(jié)構(gòu)”是指基本元數(shù)據(jù)和擴(kuò)展元數(shù)據(jù)；“一體化”包括文檔一體化和館室一體化，通過(guò)實(shí)現(xiàn)電子文件與電子檔案不同階段、不同部門(mén)（業(yè)務(wù)處室、機(jī)關(guān)檔案室與檔案館）的一體化融合管理，最大限度地提高整體管理效益。三是固化成果、形成地方標(biāo)準(zhǔn)——《黨政機(jī)關(guān)電子公文歸檔一體化管理技術(shù)規(guī)范》，大力宣貫、擴(kuò)大影響，推進(jìn)電子文件單套歸檔和電子檔案單套管理落地見(jiàn)效。

▼ 電子訴訟檔案單套制改革助推全流程網(wǎng)上辦案體系建設(shè)

上海市高級(jí)人民法院黨組副書(shū)記、副院長(zhǎng)茆榮華重點(diǎn)介紹了上海法院電子訴訟檔案單套制改革的實(shí)踐做法與建設(shè)實(shí)效。在全新的辦案模式下，推進(jìn)單套制改革與全流程網(wǎng)上辦案體系建設(shè)融合發(fā)展是檔案工作順應(yīng)時(shí)代發(fā)展、自身求存求變的必然選擇。單套制改革重點(diǎn)從以下3個(gè)方面開(kāi)展：一是推動(dòng)電子卷宗質(zhì)量控制前端化，在立案、辦案、歸檔等階段把好數(shù)據(jù)質(zhì)量關(guān)，落實(shí)電子卷宗“一鍵歸檔”，探索出“電子原件單套歸檔、紙質(zhì)原件雙套歸檔、電子卷宗完整合規(guī)”的歸檔新路徑。二是推動(dòng)電子卷宗智能技術(shù)應(yīng)用全程化，堅(jiān)持業(yè)務(wù)與技術(shù)深度融合，持續(xù)改造電子卷宗隨案同步生成系統(tǒng)和電子檔案管理系統(tǒng)，持續(xù)優(yōu)化材料智能識(shí)別功能、廣泛使用智能文書(shū)輔助模板、全面推進(jìn)電子簽章技術(shù)運(yùn)用。三是推動(dòng)電子檔案單套管理專(zhuān)業(yè)化，守好安全生命線(xiàn)，通過(guò)電子訴訟檔案元數(shù)據(jù)管理、區(qū)塊鏈技術(shù)應(yīng)用、建設(shè)電子檔案庫(kù)房等措施確保電子檔案“絕對(duì)安全”。從建設(shè)實(shí)效來(lái)看，截至目前，全市23家法院累計(jì)完成歸檔方式改革案件56.4萬(wàn)件。具體表現(xiàn)在以下3個(gè)方面：一是助推全流程網(wǎng)上辦案體系全程貫通，上海奉賢法院電子卷宗中直接在線(xiàn)生成的訴訟原生性文件占比從改革前的42.9%提升至70.4%；二是助推全流程網(wǎng)上辦案體系全網(wǎng)融合；三是助推全流程網(wǎng)上辦案體系全域應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)審判要素自動(dòng)提取、電子送達(dá)信息自動(dòng)反饋、在線(xiàn)閱卷等功能，其中，電子送達(dá)適用率提升至60%。

▼ 中國(guó)科學(xué)院科技檔案知識(shí)服務(wù)路徑研究與實(shí)踐探索

中國(guó)科學(xué)院文獻(xiàn)情報(bào)中心副主任、中國(guó)科學(xué)院檔案館館長(zhǎng)潘亞男以科技檔案資源為例探討了檔案知識(shí)服務(wù)的實(shí)現(xiàn)路徑。新技術(shù)環(huán)境下，科技檔案資源呈現(xiàn)出數(shù)字化、海量化、廣泛化、復(fù)雜化等新特點(diǎn)，用戶(hù)需求日益復(fù)雜，知識(shí)服務(wù)成為發(fā)揮檔案價(jià)值的關(guān)鍵。在中科院檔案館的實(shí)踐探索中，檔案知識(shí)服務(wù)遵循“數(shù)字化-文本化-數(shù)據(jù)化-知識(shí)化”的基本技術(shù)路線(xiàn)，并構(gòu)建了由資源、數(shù)據(jù)化、應(yīng)用、技術(shù)等要素構(gòu)成的科技檔案知識(shí)服務(wù)體系。其中，資源是基礎(chǔ)。在數(shù)量維度，拓展科技檔案資源收集范圍，做到應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸，將傳統(tǒng)載體檔案、科研電子檔案、科學(xué)數(shù)據(jù)、野外臺(tái)站科技檔案均納入檔案資源，積極探索科學(xué)數(shù)據(jù)和科研檔案在規(guī)劃、制度和業(yè)務(wù)等層面的協(xié)同管理。在質(zhì)量維度，提升科技檔案資源建設(shè)質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)高效規(guī)范、全面深入，制定元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，增加檔案數(shù)字資源著錄標(biāo)引深度，開(kāi)展電子文件元數(shù)據(jù)自動(dòng)著錄與內(nèi)容標(biāo)引，建立規(guī)范化程度高、數(shù)據(jù)量充足的結(jié)構(gòu)化檔案語(yǔ)料庫(kù)。應(yīng)用是目的，根據(jù)中科院的檔案資源特點(diǎn)，將“戰(zhàn)略性先導(dǎo)科技專(zhuān)項(xiàng)”和著名物理學(xué)家嚴(yán)濟(jì)慈先生的相關(guān)檔案資源作為科技檔案知識(shí)服務(wù)的具體應(yīng)用場(chǎng)景，通過(guò)主題詞云、知識(shí)圖譜、層級(jí)動(dòng)態(tài)展示、可視化檢索等功能助力服務(wù)升級(jí)。

主題報(bào)告·下午場(chǎng)

▼ 主持人：馬林青

下午的主題報(bào)告第二場(chǎng)由中國(guó)人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院副教授馬林青主持。

▼ 建設(shè)項(xiàng)目電子文件“單套制”探索與實(shí)踐

中國(guó)長(zhǎng)江三峽集團(tuán)有限公司檔案中心主任王寶序分享了依托白鶴灘水電站工程開(kāi)展的建設(shè)項(xiàng)目電子文件“單套制”歸檔探索與實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。在文件形成階段，為解決電子文件法律效力問(wèn)題，選用事件型電子簽名；為解決代簽問(wèn)題，應(yīng)用人員信息驗(yàn)證、手寫(xiě)簽名、人像拍照等技術(shù)，實(shí)現(xiàn)“特定人員”簽署；為解決補(bǔ)簽問(wèn)題，采用人員定位和時(shí)間戳等技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了“指定地點(diǎn)”和“規(guī)定時(shí)間”的要求。在文件歸檔階段，為解決真實(shí)性問(wèn)題，采用元數(shù)據(jù)記錄文件形成、流轉(zhuǎn)全過(guò)程；為解決完整性問(wèn)題，采用封裝技術(shù)。在文件保管階段，為解決長(zhǎng)期可讀問(wèn)題，將電子文件統(tǒng)一轉(zhuǎn)為PDF/A格式；為解決數(shù)據(jù)安全問(wèn)題，部署“3+2”的備份方案（即線(xiàn)上3套、線(xiàn)下2套），同時(shí)允許下載去除電子簽名、保留簽章圖形的電子文件，并加上水印，以防擴(kuò)散。通過(guò)單套制歸檔，實(shí)現(xiàn)從電子文件到電子檔案的全生命周期管理，為杜絕資料造假、實(shí)現(xiàn)質(zhì)量管理閉環(huán)、提高工程建設(shè)項(xiàng)目管理水平發(fā)揮了積極作用。未來(lái)，仍需進(jìn)一步探索“數(shù)字化交付”背景下的電子文件“單套制”歸檔問(wèn)題。

▼ 電子文件檔案化管理與智能化服務(wù)的沖突

上海大學(xué)文化遺產(chǎn)與信息管理學(xué)院于英香教授重點(diǎn)探討了電子文件檔案化管理與智能化服務(wù)之間的沖突和張力視角。新技術(shù)環(huán)境下，電子文件服務(wù)的顆粒度逐漸從文件級(jí)、單元級(jí)走向知識(shí)級(jí)，需求層級(jí)逐漸從憑證性、信息性走向知識(shí)性，檔案用戶(hù)對(duì)知識(shí)組織和服務(wù)的需求愈發(fā)凸顯。而電子文件檔案化管理具有版式化和脫離系統(tǒng)的典型特征。其中，版式化與數(shù)據(jù)化存在沖突，其原因在于檔案化管理和智能化服務(wù)的目標(biāo)不同，導(dǎo)致思維差異，映射到技術(shù)上演變?yōu)槿说囊暯呛蜋C(jī)器視角的沖突，其本質(zhì)是保管式思維與計(jì)算思維的沖突；而脫離系統(tǒng)與數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)存在沖突，其原因在于歸檔系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)以及服務(wù)系統(tǒng)之間的不連續(xù)性。在此背景下，檔案化管理的思維定勢(shì)和路徑依賴(lài)是否需要變革？是否需要突破當(dāng)前的制度框架？如何看待檔案部門(mén)與數(shù)據(jù)管理部門(mén)等其他部門(mén)的關(guān)系？這些都有待檔案學(xué)界和業(yè)界的進(jìn)一步思考。

▼ 內(nèi)容智能：文檔數(shù)據(jù)化的機(jī)制與效用

中國(guó)人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院講師、師資博士后楊建梁和祁天嬌從內(nèi)容智能的視角出發(fā)，重點(diǎn)探討了文檔數(shù)據(jù)化的內(nèi)涵、任務(wù)框架、方法體系和實(shí)際應(yīng)用。文檔數(shù)據(jù)化是指將非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變?yōu)闄C(jī)器可計(jì)算分析的數(shù)據(jù)，是從信息記錄到可計(jì)算分析的數(shù)據(jù)的過(guò)程，其最終目的是文檔資源的開(kāi)發(fā)利用，具有人機(jī)協(xié)同、利用驅(qū)動(dòng)、粒度細(xì)化、面向計(jì)算的特點(diǎn)。從內(nèi)容和方法來(lái)看，文檔數(shù)據(jù)化主要涉及4項(xiàng)任務(wù)，一是轉(zhuǎn)錄識(shí)別，用于解決文檔內(nèi)容可操作，主要有人工識(shí)別、OCR、語(yǔ)言模型、聲學(xué)模型、關(guān)鍵幀識(shí)別等方法；二是描述增強(qiáng)，用于解決文檔內(nèi)容可理解，主要有元數(shù)據(jù)著錄、元數(shù)據(jù)自動(dòng)抽取、敘詞表構(gòu)建、主題發(fā)現(xiàn)、序列標(biāo)注等方法；三是圖譜構(gòu)建，用于解決文檔知識(shí)可獲取，主要有本體構(gòu)建、序列標(biāo)注、實(shí)體消歧、關(guān)系抽取等方法；四是矢量處理，用于解決文檔數(shù)據(jù)可計(jì)算，主要有圖像表示學(xué)習(xí)、音頻特征工程、文本表示學(xué)習(xí)、知識(shí)表示學(xué)習(xí)等方法。最后，以文檔數(shù)據(jù)化編研為例呈現(xiàn)了數(shù)據(jù)化的機(jī)制與效用，通過(guò)文檔的結(jié)構(gòu)化、語(yǔ)義化和智能化能夠?qū)崿F(xiàn)編研成本的降低、利用效率的提升、協(xié)作能力的增強(qiáng)和成果形式的豐富。例如，將原來(lái)上百位編研人員1-2個(gè)月的漫長(zhǎng)編研過(guò)程縮短至2-3天，不再需要紙質(zhì)印刷，每年可為企業(yè)節(jié)省人力成本幾百萬(wàn)元。

專(zhuān)家組問(wèn)答

在專(zhuān)家組問(wèn)答環(huán)節(jié)，與會(huì)的專(zhuān)家學(xué)者圍繞業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)歸檔、檔案領(lǐng)域的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理、企業(yè)檔案信息化建設(shè)、電子文件管理工作者能力建設(shè)、單套制管理、數(shù)據(jù)化和檔案化的矛盾沖突與破解之道、“數(shù)據(jù)化”術(shù)語(yǔ)翻譯、數(shù)據(jù)化編研的實(shí)例等問(wèn)題進(jìn)行了深入的交流探討。論壇圓滿(mǎn)結(jié)束。

結(jié)語(yǔ)

為期一天的論壇，主題報(bào)告精彩紛呈，與會(huì)代表和報(bào)告嘉賓們積極互動(dòng)，氣氛十分熱烈。與此同時(shí)，除線(xiàn)上參會(huì)的各位代表，國(guó)家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所、江西省檔案館、中國(guó)長(zhǎng)江三峽集團(tuán)有限公司、國(guó)防大學(xué)等黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位為加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)、培育檔案工作者的數(shù)字能力，在論壇舉辦期間同步開(kāi)展線(xiàn)下集體學(xué)習(xí)活動(dòng)，組織檔案工作者收看第十二屆“中國(guó)電子文件管理論壇”，認(rèn)真聆聽(tīng)各位領(lǐng)導(dǎo)和專(zhuān)家學(xué)者的精彩報(bào)告。與會(huì)人員紛紛表示，本屆論壇主題鮮明，聚焦數(shù)據(jù)管理背景下的檔案內(nèi)容挖掘與價(jià)值實(shí)現(xiàn)，內(nèi)容豐富緊湊，受益匪淺，已經(jīng)成為學(xué)界和業(yè)界分享電子文件管理理論前沿動(dòng)態(tài)和最佳實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的重要窗口和優(yōu)質(zhì)平臺(tái)。

會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)部分領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓

會(huì)議熱況